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勤怠管理とは?勤怠管理の基本を徹底解説!
方法や注意点を押さえて正しい勤怠管理を実施しよう

2020年6月2日

「勤怠管理」とは、企業が従業員の就業状況を把握・管理することをいいます。企業がこれを怠り、従業員の就業状況を把握できていなかった場合、法令違反となる可能性があります。 無用なトラブルを避けるためには、人事労務担当者はもちろん、社員全員で勤怠管理の基本を学び、自社に合った勤怠管理方法を採用することが大切です。 そこで本記事では、勤怠管理の基礎や方法、注意点などについて解説します。自社の勤怠管理が適正かどうか知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

勤怠管理とは?まずは勤怠管理の基本を整理しよう

「勤怠管理」とは、企業・組織が所属する従業員の就業状況を把握し、適正に管理することです。管理する就業状況とは主に、従業員が1日に何時間働いたのか、遅刻はなかったか、いつ有給休暇を取得したのかなど、項目は多岐にわたります。 勤怠管理を怠ると法令違反につながる可能性があり、違反と判断された場合に企業が被る損害は計り知れません。企業を守るためにも、まずは勤怠管理の基本を整理して、しっかり理解しましょう。


勤怠管理を怠ると法令違反につながる可能性も

勤怠管理は手間のかかる業務ですが、手抜きや誤魔化しは厳禁です。勤怠管理を怠った場合、知らぬ間に法令違反を犯すことになりかねないためです。 労働基準法にも、適正な勤怠管理と労働時間の把握は使用者の義務であると規定されています。把握義務を怠ったり、虚偽の申告が発覚したりした場合は、罰金刑が科されることもあります。また、労働基準監督署から是正勧告を受けたり、従業員から過剰労働や残業代未払いに対する訴訟を起こされたりする可能性もあります。 こうした事態を避けるためにも、適切に勤怠管理を行い、従業員が法令や就業規則に則った勤務をしているか管理する必要があるのです。


勤怠管理はどのように運用すべき?厚生労働省のガイドラインを確認しよう

勤怠管理を運用する上で指針となるものが、厚生労働省が2017年1月に公表したガイドラインです。 このガイドラインが公表された背景には、過剰な長時間労働や残業代の未払いなど、労働問題の頻発があります。問題解決のため、労働時間のチェックの仕方を具体的に示すというのがガイドラインの趣旨です。 各企業には、このガイドラインに基づいて勤怠管理を行うことが求められています。


勤怠管理の対象者

ガイドラインによると、勤怠を管理されるべき者には、高度プロフェッショナル制度の対象者を除くすべての従業員が該当します。 管理職など管理監督者は勤怠管理の対象外となっていましたが、2019年4月の働き方改革関連法の改正に伴い、管理監督者も勤怠管理の対象となりました。 また、高度プロフェッショナル制度の対象者であっても、企業は従業員の健康を確保する義務を負うため、休日の取得状況は把握・管理する必要があります。


勤怠管理で管理すべき項目

ガイドラインでは、企業が講じるべき措置として、従業員の就労日ごとの始業・終業時刻の確認と記録が挙げられています。記録後も、労働時間に関する書類は3年間保存しなくてはなりません。また、確認・記録の方法も指定されており、次のいずれかとされています。

1.使用者自らが現認した時間を記録する方法 2.タイムカード・ICカード・パソコンの起動時間の記録など、客観的な記録をもとに時間を記録する方法

ガイドラインでは、そのほか、勤怠管理部門の職務や労使協議組織などの活用についても述べられています。 このガイドラインは、法的拘束力を持つものではありませんが、裁判所などで労働時間把握義務が履行されたかを評価する際に、参酌される可能性があります。


労働時間とは

勤怠管理により把握すべき「労働時間」の定義とは、どのようなものでしょうか。 上述の厚生労働省のガイドラインでは、「労働時間とは従業員が使用者の指揮・命令下に置かれている時間」と定義されています。 仮に具体的な業務に従事していなかったとしても、場所的な拘束性などの観点から使用者の指揮・命令下に置かれていたと判断されれば、労働時間となります。

また、労働時間には「法定労働時間」と「所定労働時間」の2種類があります。 法定労働時間とは、労働時間の限度のことで、労働基準法における「休憩時間を除いて1日8時間を超える労働・1週間で40時間を超える労働」が該当します。正社員だけではなく、アルバイトやパート社員にも適用される点に注意が必要です。 一方、所定労働時間とは、休憩時間を除く始業から終業までの時間をいいます。通常、各企業の就業規則や雇用契約書に所定労働時間は記載されています。 労働時間のうち、時間外勤務や休憩などに該当している時間はないか、従業員が労働したと申告した時間が本当に労働時間に当たるかどうかを検証することも、勤怠管理の目的の一つです。


休憩時間とは

「休憩時間」とは、労働時間の途中に与えられる労働から解放された時間を指します。よって、休憩時間は労働時間には含まれません。 また、労働基準法では従業員に対し、適切に休憩を取らせることは企業の義務とされています。 休憩時間の長さも決められており、「労働時間が6時間を超える場合は、少なくとも45分」「8時間を超える場合は、少なくとも1時間」が休憩時間となります。 休憩時間は「労働時間の途中」に与えられる時間であるとも規定されているため、8時間勤務した後に1時間の休憩が付与された場合は違法となります。 しかし例えば、工場内での立ち仕事などの場合、勤務時間内で45分と15分の2回に分けて休憩を付与する企業もありますが、「労働時間の途中」であれば休憩を分割付与することは合法となります。 休憩時間は労働から解放された時間でなくてはならないため、電話番やいつ仕事を命じられるか分からない状況は、休憩には該当しません。


36協定とは

実際の業務において、残業など法定労働時間を超えて勤務することは多々あります。そのような場合、必ず遵守しなくてはならないのが「36(サブロク)協定」です。 36協定とは、法定労働時間を超えて勤務を命じるために必要な労働協定のことで、企業とその従業員の間で締結する必要があります。 労働基準法第36条に基づいていることから36協定と呼ばれていますが、これが結ばれていない状態で従業員に残業や休日出勤を命じた場合は労働基準法違反となり、企業に対し6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されます。



主要な勤怠管理の方法は?勤怠管理システムの重要性についても解説


現在、各企業が採用している勤怠管理の方法には、タイムカード・MicrosoftのExcel・紙の出勤簿・勤怠管理システムなどがあります。 ここからは、それぞれの方法のメリットやデメリットを解説しながら、近年目覚ましい開発が進む勤怠管理システムについても詳しくご紹介します。


タイムカード

従来では、多くの企業が始業・終業時の打刻に紙のタイムカードを活用してきました。 タイムカードでの勤怠管理では、従業員が出社・退社するとき、タイムレコーダーに自分のカードを差し込むと、レコーダーが差し込んだ時間を記録します。 導入コストはタイムレコーダー+紙のカードのみと比較的安価なため、現在も中小企業を中心に利用されています。 一方で、第三者が不正に打刻する可能性もあり、勤怠管理部門では記録に誤りがないかを常時チェックする必要があります。 また、タイムレコーダーをオフィス内に設置する必要があるため、テレワークや出張時は打刻が難しく、タイムカードだけでは勤務時間を管理しきれない点もデメリットです。テレワークや出張をする社員がいる場合は、ほかの方法も併用する必要があります。


エクセルソフト

MicrosoftのExcel(エクセル)による勤怠管理では、従業員の出社・退社時に、Excelのシートに時間を入力します。 Excelの表計算機能で労働時間の集計もできるため、勤怠管理部門が月末に慌てて計算するといった手間も発生しません。Excel以外のものを準備する必要がなく、導入のハードルが低い上、コストが実質0円なのもメリットです。

一方、タイムカードの場合と同様、自己申告制での記録となるため、勤怠管理部門で不正の有無や記録漏れがないかなどを常時チェックする必要があります。 また、Excelのシートは誰でも容易に改変できるため、誤って計算式を変更してしまうリスクもあります。 そのほか、ソフトウェアの計算エラーによって、残業時間分の賃金未払いが生じるなどのトラブルも起こり得ます。 2020年の働き方改革に伴う法改正に対応するには、有休や残業時間の算出方法を変更する必要があり、Excelで複雑な計算式を組む必要があります。今後は、Excelでの勤怠管理は難しいといえます。


紙を使った出勤簿

出勤簿など紙と手書きによる勤怠管理は、該当月の用紙に勤怠に関する情報を書き込んで管理する方法です。出退勤時刻に加え、残業時間や休憩時間、遅刻・早退の有無など、紙1枚を見ればその従業員の就業状況が分かるように記入します。 こちらでは主に、月末に人事労務の担当者が従業員の出勤簿をとりまとめ、給与計算をします。コストがかからない上、パソコンでの入力作業が苦手な従業員でも抵抗なく対応できる点はメリットです。 一方で、紙の出勤簿による勤怠管理は、紙以外に記録が残らないため客観性に乏しく、不正の温床になりやすいというデメリットがあります。企業側による出勤簿の改ざんなどが発覚し、従業員が訴訟を起こした場合、企業側の敗訴は間違いありません。 厚生労働省のガイドラインでも、勤務時間は客観的事実に基づいて記録すると示されており、出勤簿のように従業員の自己申告に基づく時間管理は、例外的な扱いであることに留意しましょう。


勤怠管理システム

従来のタイムカードやExcel、紙による勤務管理の問題点を解消するため、出退勤時間の打刻から勤務時間の集計・分析までを担う、新たな「勤怠管理システム」の活用も進んでいます。


クラウドを利用した勤怠管理システム

現在、勤怠管理システムの主流となっているのがクラウド型です。 クラウド型の勤怠管理システムでは、主にWebブラウザベースのインターフェースを採用しているため、テレワークや出張中であってもPC・スマートフォンなどから出退勤時間を入力できます。 また、勤怠管理部門も勤怠管理システムを介して、各従業員の勤務状況をリアルタイムに一覧で確認できます。


オンプレミスタイプの勤怠管理システム

勤怠管理システムをアプリケーションとして購入するオンプレミスタイプもあります。 勤怠に関するあらゆる情報を一元管理できるのは、クラウド型の勤怠管理システムと同様ですが、入力された勤怠データの保管場所が異なります。 クラウド型では、入力データは社外のクラウドサービス上に置かれますが、オンプレミスタイプなら自社サーバー内に設置することも可能です。 クラウド型と比べ自社内での運用となるため、機能を独自にカスタマイズできます。また、クローズな環境で運用できるため、情報漏えいなどのリスクが低減する点もオンプレミスタイプのメリットです。 ただし、サーバー管理やバックアップシステムの設置などの管理工数がかかります。


タイムレコーダーなどを使った勤怠管理システム

勤怠管理システムでは、勤務時間を打刻する方法としてさまざまなツールが用意されています。Webブラウザからシステムにアクセスして時間を入力する方法もありますが、タイムレコーダーでの打刻も可能です。 例えば、セキュリティ上の理由でオフィスに入退場ゲートを設けている企業の場合、ゲートの傍にタイムレコーダーを設置すれば、多くの従業員の始業・就業時間の打刻をまとめて行えます。 この場合、従業員は紙のタイムカードの代わりに、ICカードをタイムレコーダーにかざします。タイムレコーダーで記録した情報は、勤怠管理システムに吸い上げられて集計されるという仕組みです。従業員の抵抗感を最小限に抑えつつ、スムーズに勤怠管理できる方法といえます。 そのほかの打刻の方法として、静脈リーダーや顔認証が利用できるシステムもあります。


勤怠管理システム導入のポイント

社内のあらゆる勤怠情報を一元管理できる勤怠管理システムには、大きなメリットがあるものの、導入すればすぐに使用できるというものではありません。 労働基準法や厚生労働省のガイドラインを確認しながら、労働時間の制限や割増賃金の算出方法などを設定する必要があります。 また、各企業によって異なる業務シフトや休日なども導入時に設定します。これらの設定により、全従業員の労働時間や賃金がすべて決定してしまうため、十分な準備と検討が必要です。 無論、各従業員が入力を怠ってしまっては、いくらシステムを導入しても勤怠管理はできません。まずは一部の部署でテスト導入し、使いやすさなどをヒアリングしたのちに、全社への導入を検討するとよいでしょう。


勤怠管理の注意点【従業員編】


ここからは、勤怠管理における注意点について解説します。正社員・パート・アルバイト・契約社員など、従業員の契約形態によって管理方法が異なる点に注意し、適正な勤怠管理を行いましょう。


パート・アルバイトの勤怠管理

パート・アルバイトは勤務日や勤務時間が一人ひとり異なるため、勤怠管理が複雑化する傾向があります。 

時給は勤務時間帯や経験年数などで決定するため、従業員ごとに時間給が異なります。ゆえにパート・アルバイトの給与計算は個々に行わなければならず、余計に手間がかかります。 また、大半をパートやアルバイトで運営している店舗の場合、遅刻しそうなときに同僚に自分の分も一緒に打刻するよう頼む、いわゆる「代返」などの不正が行われるケースもあります。パートやアルバイトを雇用する際は、不正が生じないように注意して勤怠管理しなくてはいけません。 パート・アルバイトの勤怠管理では、シフト表・出退勤の打刻データ・時間給などの契約内容を紐付けて正確に管理する必要があります。


契約社員の勤怠管理

契約社員であっても、勤怠管理の注意点は正社員の場合と同様です。社会保険も正社員と同様に適用されます。 働き方改革により有給休暇の取得が義務化されましたが、正社員と同じく契約社員も対象者となっています。契約社員が契約どおりに勤務しているかを常に把握し、休暇の取得状況なども確認しましょう。 契約社員が正社員と異なるのは、雇用に期限がある点です。契約社員の1回の契約期間は原則最長3年までで、それを過ぎると契約更新か終了かを判断しなくてはいけません。 また、契約が5年以上になった場合は契約社員の無期転換権が発生するため、契約社員からの申し出により有期契約から無期契約になります。無期転換権が行使された場合、企業は拒否できない点に注意しましょう。


社外で勤務する社員の勤怠管理

外回りの営業や、ホームヘルパーなどの訪問サービスの従事者は、自宅から直接訪問先に出向いて仕事をする機会が多くなります。また近年では、オフィス内で業務できる職種であっても、テレワークや在宅勤務など社外での勤務が一般化してきました。 特に2020年の新型コロナウイルス問題の発生をきっかけに、日本だけでなく世界各国で、在宅勤務・テレワークが急増、一気に定着しました。 こうした社外勤務の場合、就業状況の記録にどのように客観性をもたせるか、過重労働防止のため時間外労働を正確に計算するにはどうすべきかが懸案の一つです。 例えば、訪問先で勤務し直行直帰する場合、最初の訪問先への到着時刻を出社時間とみなし、最後の訪問先を出た時刻を退社時間として記録する方法を採用している企業もあります。テレワークや在宅勤務の場合は、パソコンを起動した時刻を出社時間、シャットダウンした時間を退社時間とする企業もあれば、始業・終業時にメールやチャットツールで上司に連絡を入れる企業もあります。 始業・終業時刻の記録方法はさまざまですが、企業内で明確にルール化されていることが重要です。


扶養控除内での勤務を希望する社員の勤怠管理

扶養控除の範囲内での勤務を希望する従業員の場合、年収や週の労働時間数の規定を超えると、扶養から外れてしまうため注意して管理する必要があります。 一般的に「○○万円の壁」などと呼ばれますが、壁とは扶養控除が受けられる年収のボーダーラインを示しており、主に以下の3つがあります。

○103万円の壁:103万円を超えた額に対して所得税が発生します。 ○106万円の壁:106万円を超えると社会保険加入義務が発生します(正社員が501人以上の企業など要件があり)。 ○130万円の壁:配偶者の社会保険の扶養から外れ、健康保険料・厚生年金の支払いが発生します。

規定を超えないように勤怠管理していたとしても、急な残業などに対応させた場合は、扶養控除の範囲内に収まるように後から勤務時間を調整しなくてはいけません。


勤怠管理の注意点【運用編】

各従業員が正確に勤務情報を打刻・入力してこそ、適正な勤怠管理が可能になります。勤怠管理の運用面においては、以下のような点に注意しましょう。


注意点1:従業員の打刻漏れや記入ミス

勤怠管理部門が適正な勤怠管理をしたくても、従業員が出退勤時間の打刻忘れや、記入ミスをしていては元も子もありません。こうした場合、月末に人事労務担当者が事実確認しようにも、すでに記録がないため手遅れになる恐れがあります。 勤務時間管理の重要性を注意喚起したり、担当制で毎日打刻確認の時間を設けたりするなどの対策が必要です。 また、外回りの営業など直行直帰の多い職種では、訪問先によりタイムレコーダーへの打刻ができないこともあります。企業によってはタイムカードでの勤怠管理が最善でない場合もあるので、自社に合った方法をとることが大切です。 例えば、昨今ではスマートフォンで簡単に位置情報を取得できることもあり、直行直帰の多い職種でも客観的事実に基づいた時刻の記録ができます。このような不正を防ぐ仕組みを活用して出退勤時間を正確に管理しましょう。


注意点2:従業員の不正リスク

タイムカードやExcelなどによる勤怠管理では、本人以外でも打刻や記入が可能です。同僚にタイムカードの打刻を依頼するといった不正行為が横行しているといっても過言ではありません。 また、残業代の支払いを抑制したい企業側からの圧力により、タイムカードで退勤時間を打刻してから残業するという不正も簡単に行えます。こうした不正行為が横行すると、適正な勤怠管理は困難です。 誰でも打刻できる方法は不正リスクも伴うことを念頭におき、ICカードタイプなど本人以外は打刻できない仕組みを導入することも検討しましょう。 PCや社内システムへのログイン・ログアウト時間を記録して勤怠管理システムに取り込むなど、打刻作業すら必要のない方法もあります。

正確な勤怠管理を行うことで、従業員の業務量の偏りや人員配置の不適正などの問題点を見つけるきっかけにもなります。 勤怠管理のデータは、プロジェクトごとのコストや人件費などを算出するためにも活用でき、経営戦略を練る上でも重要です。


適正な勤怠管理とは、企業にとっての義務であり、避けられるものではありません。 勤怠管理には、小規模から大規模までさまざまな方法がありますが、何より従業員が使いやすく、打刻・入力漏れを防げる方法を採用することがポイントです。 従業員が日々の勤務状況をしっかり記録することで、企業全体での適正な勤怠管理が実現するだけでなく、人事労務業務の効率化にもつながるでしょう。



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