課題解決のポイント
現場所属長の労務管理に対する知識・意識が希薄
現場の所属長はどうしても製造業務に意識が向き、労務管理に割く時間が少なくなりがちです。
勤怠管理システムを入れたとしても所属長の負担が軽減されなければ、抜本的な解決に至らない場合が多くあります。
よくあるケース
- 人事担当者以外、自社の就業規則を正確に把握出来ている者がいない
- システムを利用しているが、未然に法令違反を防止するチェック機能が不十分
- システムからのアラートにどう対応すべきか分からない
これで解決！
“やるべきことを教えてくれる”システムを選ぶ
製造業の勤怠管理システムは、現場の所属長が「今、やらなければいけない業務」を全てメッセージで把握できるものが適しています。就業規則を知らなくても、表示されているメッセージをすべてこなせば法令遵守や締め処理が出来る機能が搭載されているシステムを選びましょう。
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一人ひとりにPCが配布されていない
製造業の現場では、従業員一人ひとりにPCが支給されていない場合がほとんどです。そのため、従業員全員がPCを支給されている前提のサービスは、製造業には向いていません。実際の運用フローに落とし込めていない状態のままシステム化を無理に進めてしまうと、さまざまな問題が起こります。
よくあるケース
勤怠管理システム導入に伴い、共有PC、共有タブレット、個人持ちスマホなどで従業員一人ひとりが管理画面上から申請を行うフローへ変更したところ、さまざまな弊害が発生した。
- 1台のPCを複数人で共有利用するため、打刻の際に行列ができてしまう
- 普段PCを使ってない人に対して、操作の説明が大変
- 申請間違いが多く、労務管理のチェック・修正の手間が増えた
- 個人用スマホを利用させたら、通信料負担の問題でトラブルに発展した
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全てを無理にシステム化せず、申請フローを短縮する
仮にPCが1台しかない状況でも、勤怠管理システムの運用フローを工夫することでスムーズな勤怠管理が可能です。まずは、残業、休暇、打ち忘れなどの各種申請フローを、どのように運用するかを決めることが重要です。一斉に全てのフローを変えるのではなく、現場の環境や従業員のスキルを考慮し、現実的な運用フローを構築しましょう。
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変形労働制を正しく理解し、
法令違反にならないようにシフトを作成することが難しい
製造業特有の変形労働制を管理しながら、労働基準法を遵守するシフトを組むことは人力では非常に困難です。万が一誤ったシフトのまま従業員を勤務させてしまった場合、気付かないうちに法令違反を起こしてしまうリスクもあります。
よくあるケース
- 変形労働制のシフト管理のみに気を取られて、法定労働時間を超えてしまっていた
- 年次有給休暇を考慮しないシフトを組んでしまっていた
これで解決！
シフト作成と法律違反チェックが同時に行えるかを確認
単にシフトを作成する機能だけでは、法律違反を防ぐには不十分です。シフトを組む段階で予実の労働時間や法定労働時間・法定休日日数を細かく確認できる機能がシステムに備わっているか、事前に確認しておきましょう。
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多様な雇用形態への対応
製造業では、正社員、パート、アルバイト、派遣社員などさまざまな雇用形態の従業員が働いています。システムへ反映する際、これらの設定を自力で行うと、設定漏れや誤りが発生する可能性が高いです。
誤った設定のまま運用してしまうと、重大な法令違反や給与誤払いが発生するリスクが高まります。
よくあるケース
短納期・低コストを重視し、人事担当者が1人でシステムの初期設定、集計テストなどを短期間で実施したところ、設定が漏れていたため法律違反が起こってしまった。
- 外国人留学生（アルバイト）の週28時間の上限を超えてしまっていた
- 有期/無期雇用の従業員に同じ設定をしてしまっていた
- 派遣社員の労働時間管理が行われていなかった
これで解決！
複雑な初期設定は専門家と相談しながら行う
さまざまな雇用体系の集計方法をシステム設定に落とし込んでいくのは、実のところ大変な手間と労力がかかります。また、初期設定をしてすぐシステムが本稼働するわけではなく、想定したとおりにフローが流れるかどうかのテスト運用を実施する必要があります。リスク回避のためには、初期コストを惜しまず専門家の力を借りることも検討しましょう。
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生産ラインごとの労働時間が分析できない
労働生産性の向上のためには、工場、所属、生産ラインなどのさまざまな区分けで労働時間を分析することが不可欠です。労働時間の正確な集計はもちろん、任意の区分けでデータを集計・分析できるシステムでなければ、労働生産性を計測することは困難です。
よくあるケース
- 人事、総務などの所属とは別の製造ライン単位で労働時間集計ができていない
- 労働生産性を測るための正確な労働時間が把握できていない。
できていたとしても、エクセルなどを駆使して相当な時間をかけなければならない。
これで解決！
任意の集計方法が選択できるシステムが望ましい
労働生産性を計測するためには、さまざまな区分けで労働時間を集計できたり、正確な前年対比実績が集計・分析できるシステムであることが必須です。前年対比実績を集計する場合、人事異動で部署変更があった場合などはその履歴が残っていなければ正確な値を出すことができません。そのため、労働時間の履歴管理機能が備わっていることも重要なポイントです。
