フレキシブルな働き方にも対応！アマノの勤怠管理システム導入で従業員の意識改革にも成功！

これまで利用していた勤怠管理システムは、自己申告により勤務実績を入力する仕組みとなっていました。締め日直前にまとめて勤務実績を入力する従業員もおり、月半ばで過重労働者を把握するといった対策が困難な状況であり、改善を検討していました。

また、通常9:30～17:45を勤務時間として定めていますが、近年ではリフォーム事業において、さまざまな要件、時期によってフレキシブルに対応しなければならない案件が増えてきたことにより、受注先のスケジュールにあわせた勤務形態が必要になってきました。そのため多様なシフトに合わせて集計を行う必要があり、非常に手間がかかっておりました。

更に、2024年に実施予定の建設業の働き方改革への対応も見越して、勤怠管理を整備しなければならないという意識もありました。

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従来の勤怠管理方法では、法改正に対応できず、手作業での集計、確認時間が増えてしまっていました。また、前述したとおり、顧客ニーズも多様化してきたため、これまでの勤怠管理では対応しきれないところも出てまいりました。

そんな中、他の京急グループで利用しているアマノ社の勤怠管理システムを知りました。当社の勤務形態や課題をヒアリングしていただいたところ、その要望に合ったデモ画面を作成していただき、提案頂いたことで実際の運用シーンをわかりやすくイメージすることができました。また、システムがさまざまな労務リスクを都度通知してくれるため、従業員が就業規則や法律を意識して勤怠管理を行えるのではないかと感じました。

すでにグループ会社でも利用していたことも導入の決め手の1つで、給与計算システムとの連携がしやすかったこともありがたかったです。

シフトパターンが複数存在することで、複雑になりがちな管理を「フリーシフト制」という集計方法を採用したことにより、効率的で簡単に対応ができるようになったことです。施工のスケジュールや施設の都合などを考慮すると、夜勤になることも少なくありません。そういったときに、規定の勤務時間である7時間半を労働時間として計測できていれば、1日の労働を完了したと判断する汎用的に利用できるシフトが組める仕組みを導入しました。これにより日々異なるシフト情報を都度、勤怠管理システムに登録する必要がなくなりました。

当社では本来、約20種類のシフトパターンが存在しますが、これにより今後もフレキシブルにシフトを作成していけるようになりました。なお、シフトパターンは上長が承認することにより成立するような仕組みなので、不正が発生することもありません。

VGCloudなら自由にシフトパターンが組める

VGCloudを導入したことにより、従業員の意識が変わったことも大きいです。これまでは、勤怠の締め作業に大変な労力を要していました。部門長の確認が曖昧で、総務部による目視のチェックと差し戻し作業が必ずと言っていいほど頻発していました。
導入後にはシステムで管理していることもありますが、各部門長の働き方に対する意識が高まり、総務部から注意を入れなくても部門内で完結し、チェックの見逃しも少なくなりました。さらに出勤・退勤をスマートフォンから打刻できるようになったことで、外出先からでも正確な時刻記録ができるようになりました。

また、総務部に対する勤怠関連の問い合わせも格段に減りました。当社は年配の社員も多い為、導入時システム内容を理解して運用してもらうことが大変だったのですが、アマノ社と共同で説明会を実施し社員からの質問等をひとつずつ解消することができたことが大きな要因だと考えています。

VGCloudのアラート機能は、従業員の意識向上に役立っていると感じています。これまでのシステムでは、打刻や労働時間に何かしらの不備があった場合、エラー表示は出してくれるものの、何の不備であるかを明確に示してくれませんでした。その点、VGCloudのアラート機能では、エラー表示だけでなく「何がエラーで」「次のアクションはどうすべきか」まで教えてくれます。

例えば、時間外労働の上限規制にかかりそうな従業員がいた場合、「当月の時間外が45時間を超えています」というように警告をしてくれます。今までは締め作業をしなければ時間外労働を把握することができませんでしたが、VGCloudなら事前に把握し、是正することができるのです。
誰もが目にしただけで分かるアラートなので、従業員自身も状況把握でき、自分ごととして勤怠管理に取り組むようになったと思います。

なぜエラーになっているのか？次に何をすればいいか？が一目で分かるアラート機能

VGCloudの導入から運用まで、アマノ社のSE担当の方と二人三脚で実施してきました。さまざまな法改正にも対応できるようプランを組み立てていただき、当社の勤怠で強化したい部分を一緒に考え、勤怠システムを構築していただいたのでオリジナルな当社専用の勤怠システムを運用することができました。

年次有給休暇の取得状況を簡易的に一覧表示にしてほしいなど、システム改修の細かな対応もお願いしていますが、今後改修の必要があるたびに並走していただきたいな、と思っています。