制度の異なる複数会社の勤務体制に柔軟に対応。2024年“建設業の働き方改革”にも準備万端

植村さま：まず、もともと利用していた勤怠管理システムに不安を抱えていたことがあります。豊富な機能を持ち、自由度も高い優れたシステムではあったのですが、その一方で私たちが「自らやらなければならない」設定などが多すぎることが課題になっていました。例えば、人事関連の法制度は毎年細かく変わりますが、それをキャッチアップして設定などに反映するのは「ご自身でどうぞ」といった具合で、設定自体はおろか、正しく設定できているか確認を依頼することもできませんでした。

私たちは人事のプロではありますが、人事システムのプロではありません。当社は複数の会社が集まったグループですので、勤怠管理にも各社で若干の違いがあり、設定内容が分かれるといった事情もあります。あの時の状況は、例えて言うなら「なんでもできる万能鍋“だけ”を与えられ、コース料理を作る」ようなもの。慣れない道具でレシピすらわからない、作った料理は味見すらしてもらえぬまま次々に出さなければならないわけです。もちろん、勤怠管理においてそういった状況が続くことは、リスクが大き過ぎますよね。

遠藤さま：残念ながら実際に、データ集計における法律的な設定ミスが起きたこともあります。これも自分たちで設定して、自分たちの持っている事例だけを頼りに確認をして……という体制でなかったなら、防げたのではないかと感じました。

植村さま：人事業務は社内が相手ですから、多少の不便やトラブルは譲り合ってしのぐこともあります。システムの課題についても、当初は「人事が慣れていないからだろう」と考え、譲り合って収めていました。しかし、徐々に「より専門的な目でチェックし、随時支援してくださるサービスでなければ安心できない」と感じるようになりました。近い将来フレックスタイム制導入などの展開も考えているというのに、勤怠管理に不安があるままでは思うように推進していけません。そこで、リプレースを検討し始めたのです。

植村さま：勤怠管理は人事の基礎、ベースになる部分です。それだけに、システム自体が高機能であったり拡張性があったりするだけでは難しい。ベンダー様にも当社の事情や課題に寄り添っていただき、誠実に解決を目指すパートナーとしての信頼関係を築くことが欠かせません。例えば、先にお話しした「グループ各社で勤務形態や就業ルールが違う」ことなども理解して、プロの目で解決策を示してほしい。それを踏まえて情報システム担当者がピックアップしてきた候補の中に「TimePro-VG」があったのです。

長年人事に携わってきた中で、ヒノキヤグループに加わる以前の勤務先にアマノのソリューションを導入したこともあり「勤怠管理といえばアマノ」という印象はずっとありました。また、TimePro-VGは法制度に沿った運用が標準的にできるようになっていて、設定もお任せできる。実際にご提案いただいた内容も「私たちとずっと一緒に歩んでいただけるだろう」と思えるものでした。

遠藤さま：具体的な人事業務においても、以前のシステムで苦労してきた「自ら設定して、入力して……」という部分は、TimePro-VGであればパッケージにすべて含まれています。私たちが手をかける必要がないというのは魅力的でしたね。他社製品にも同じようなシステムはありましたが、その中でもTimePro-VGは順応性のあるシステムだと感じました。また細かいことではありますが、画面が色分けされていて見やすく、時間外労働上限までの残り時間・有休の残日数等が一目でわかるのもよかったです。

遠藤さま：担当者様の「ヒアリング力」に感じ入りました。先に植村も話した通り、当社は複数の会社が集まったグループという成り立ちゆえに、勤怠管理も非常に複雑です。担当者様にはその詳細を説明しきれず、やや抽象的な表現で設定をお願いすることもありました。それでも、返ってくるご回答は私たちが「何が欲しいか」を的確にとらえていたのです。なおかつ「こういう仕組みにすると良いのではないでしょうか」、「こういう設定をすれば、このような結果が出せます」といったように、非常に具体的でわかりやすくなっていました。豊富なご経験あってこその提案のスピード感、バリエーション、言語化の的確さ。さすが人事システムのプロだと感じました。

また、テスト段階において「グループ内のある1社を設定変更すると、グループ内の別の会社の設定にも影響が起きる」といった、当社ならではの複雑なトラブルも起こりましたが、都度迅速に、検証、修正していただけたことで、最終的には確実に設定できました。

植村さま：TimePro-VGの運用開始後しばらくして、当社が積立年休を導入することになった際にも、TimePro-VGに標準で積立年休の設定がありましたので、スムーズに制度運用を開始することができました。システムの設定よりもむしろ、社内向けに積立年休制度について知らせる文書を作る方にもっと時間がかかったかもしれない（笑）。

植村さま： 2024年4月より働き方改革関連法による時間外労働の上限規制が私たち建設業にも適用されます。当社としては、2024年4月に一斉にスタートさせるのではなく、あらかじめ規制に沿った状況を実現しておき、適用開始当日は何事もなかったかのように無風状態で過ぎていかなければならないと考えています。ですから、先んじて2023年8月16日から社内で時間外労働に関する特別条項を実施しているところです。いわば「上限規制適用前の予行演習」のようなものですね。

この特別条項のキモになっているのがTimePro-VGです。時間外労働が多すぎる傾向にあるとアラートが出ますし、現在の勤務状態もすべてわかりますから、例えば上司から「アラートが出ているよ」と声をかけ、部下が「すみません、気を付けます」と応じるような、そういったコミュニケーションの練習ができるのですね。

こういう場面では「今までのやり方を変えたくない」、「そんなに急に時間外労働を減らせない」といった反発を生むケースも多いかもしれません。しかし、当社は社風として変化を素直に受け入れる寛容さがあり、「会社が薦めるのだから、従うほうがいいはずだ」と前向きに取り組む社員が多いのです。実際に、TimePro-VGは私たちとしてもおすすめのシステムです。特別条項も大きなトラブルもなく順調に進んでいますので、見立て通り無事に法改正を迎えられると確信しています。「コンプライアンスを遵守しなければならないから時間外労働を管理する、そのために上司と部下がコミュニケーションを取る」というのではなく、「上司と部下がいい関係を築いてコミュニケーションを取っているので、自然と残業過多を解消でき、いつの間にか法律もクリアできている」という流れを作る。そのために、TimePro-VGをこれからもっと活かしていきたいですね。

2024年3月には人事給与システムも「TimePro-VG Powered by ZeeM」へと切り替え、勤怠管理と連携させていく予定です。法改正直前の切り替えですから普通なら避けるところかもしれませんが、全社員を巻き込む勤怠管理システムの切り替えがこれだけスムーズにいきましたので、担当者を中心に進められる人事給与システムへの切り替えはまず問題ないと考えています。切り替え後は勤怠管理から人事・給与まで一気通貫になるため、大幅な業務効率化が図れるだろうと期待しています。