旅行業特有の複雑な勤務体系に対応しつつ、労務管理業務の負荷を軽減できたのはTimePro-VGならでは

コロナ禍を機に、旅行支援や地域通貨、ワクチン接種のサポートなどさまざまな事業を手掛けることになり、グループに対する信頼を損ねることのないよう、労務管理および安全衛生管理の厳格化が求められるようになりました。
その一方で、添乗業務の実労働時間管理を開始したり、BPO関連業務の増加により事業所外での勤務が拡大したりと、労務管理業務の難易度はむしろ高まっていて、各所における業務負荷の増加が課題になっていました。

添乗業務は、実労働時間の把握が難しく「みなし労働時間制」を採用していました。ただ実際にはそれ以上にお客様のために働いていることもあり、適切な労務管理にむけて、添乗業務の実労働時間管理を開始することになりました。
その一方で、労務管理業務の担当者は「同じだけ働いているとみなす」ところから「1人ひとりの実態に合わせた労務管理をする」状況に対応しなければならなくなりました。

例えば、長時間労働している従業員に「36協定の上限を超えないように」と注意喚起したい場合、旧システムでは、まず担当者がログインしてデータを確認し、「誰が長時間労働をしているのか」を把握してから、本人に「もうすぐ上限を超えますよ」とアナウンスする必要がありました。

打刻忘れについても、まずログインしなければ「打ち忘れている」こと自体がわかりませんでした。
各社独自にRPAを組み込んで自動でアラートメールを送信するといった対策をとっていましたが、これもそれぞれ独自に行っていたため、グループ内で統一できていませんでした。
そこで、グループ全体でこの一連の流れを自動化し、労務管理業務の負荷を軽減できるシステムを導入し、統一化しようと考えました。

リモートワークやフレックス制度の導入により、従来の「オフィスへ出勤し、オフィスから退勤する」前提のシステムでは対応しきれない部分が増えてきました。今の多様化したワークスタイルに合う形のシステムが求められていたのだと思います。

導入にあたっては、TimePro-VG、現在利用している人事システム内の勤怠管理システム、他社のクラウド勤怠管理システムの三社で比較検討しました。人事システム内の勤怠管理システムは、旅行業特有の複雑な勤務体系に対するアレンジが難しく、実現しようとすると費用がかさむ印象でした。
クラウド製品は、ユーザー毎にカスタマイズするのではなく、「製品としてバージョンアップする際に要望を反映する」という考え方で我々の要望がすぐ反映してもらえるかどうかわかりませんでした。
多数のグループ会社があり、勤務体系や制度が複雑な当社には適さないように感じられました。

アマノさんのTimePro-VGなら、こうした複雑な要望に対応しつつ、改修コストも抑えられると感じました。
従来は、グループ全体で同一の製品を導入していたのですが、いわば「同じ製品を個々で使っている」状況で、改修する際もそれぞれを改修する必要がありました。
TimePro-VGは「同じ製品をグループ全体で共有している」状況ですので、そういった手間がありません。
それに、一つの会社のユースケースを、ほかの会社へ横展開するといったことも容易になります。

当社のようにシステムを制度に合わせるのではなく、「制度をシステムに合わせていく」考え方もあるかと思います。
ただ「システムが対応できないからこの制度はやめよう」というのも、なんだかおかしな話ですよね。
その一方で「制度に合わせるためにカスタマイズの費用がかさむ」というのも、少し違うといいますか。
TimePro-VGは標準機能も充実していますし、バランスがとても良かったと感じています。

本当に必要な機能を一つひとつ見直し、どうしても必要な機能はカスタマイズして残しました。精査していくのは大変でしたね。
例えば、年休のルールもグループ会社で異なるため、一社ずつ間違いがないか確認しながら設定していかなければなりませんでした。導入途中で制度が変わり、「今後はこうしたい」と要件が変わるケースも多々ありました。
昨年度の半分以上はこの仕事に費やしていたと思います。

「月間スケジュールの順番を並び替える機能」なども残してほしいと言われましたね（苦笑）。
そこは本当に必要なカスタマイズなのか、代替案はないのかを一件ずつ確認しながら、費用対効果も考えて判断しました。

また「TimePro-VGはこういう面で便利になって、みなさんの業務負荷が軽くなります」という部分を強調しました。
具体的には「PCログと勤怠データの連携がタイムリーに行われますよ」とか、「打刻を忘れていると、メールでお知らせが届きますよ」とか、旧システムでは限定的に実施していたスマートデバイスでの打刻も「標準機能で打刻ができますよ」といった内容ですね。

アマノさんとも、移行のスケジュールについて「どの時期にやると、最も業務に影響させずに済むか」を、念入りに打ち合わせしました。スピーディかつ丁寧な対応で、今もとても助かっています。

社内周知のため、アマノさんに各社の総務担当向け説明会を実施していただき、その後、労務管理業務の担当者向けにも各社で説明会を行いました。さらにオンラインマニュアルと旧システムからの変更点をまとめた資料も作成し、配布しました。

そうですね。法人営業の担当者が、添乗業務や直行直帰のシーンでスマートフォンを使って簡単に打刻できるのは大きなメリットですね。これまでは出先でわざわざPCを立ち上げる必要があったのに対し、今はスマートフォンで手軽に打刻できるようになったことで、時間の節約にもなり、業務の流れもスムーズになったと思います。

また、承認作業については以前から「上長が不在で承認が進まない」という声がありましたが、上長が社外にいても承認できる環境が整ったことで、業務効率化に繋がっています。

労務管理業務の担当者からは「非常に管理しやすくなった」という声が届いています。
打刻忘れに関しては、従来も一人ひとりのトップ画面に情報が表示されていましたが、それはつまり「ログインして見に行かないと気づかない」わけですよね。今はメールアドレスを登録していれば、打刻忘れのお知らせがメールで届きます。
いわゆる「プッシュ型」のリマインダーになったことで、従業員が自ら進んで勤怠データを修正してくれるようになりました。従来は労務管理業務の担当者が手作業で「ここ打刻忘れです」と探してメール等でお知らせしていましたが、今では自動化され、目指していた効率化の一つが実現できたと感じています。

テレワークの利用者からは「トップ画面にチームメンバーの出勤情報が表示される」機能が好評です。ほかのメンバーがどこで勤務をしているか一目瞭然なので、「出社しているなら打合せをしましょう」、「今日は在宅ですか、電話がかかってきたら転送しますね」といった段取りがスムーズで便利です。

私は所属する人事企画チームの中で「人財情報」を担当しています。
今回のTimePro-VGのように、人事に関わるシステムを自社やグループ各社に導入するための支援や運用といった業務もある一方で、「人財情報を可視化したい」といった社内からの要望に対応する役目もあります。

ただ現状では人事システム、勤怠システム、売上管理システム、教育や採用といった人事に関するデータが、みんなバラバラに点在しています。そこで「情報をどうまとめていくか」という議論を重ねているところです。

例えば、売上と勤怠のデータが連携できれば、チームごとの生産性や働き方の違いが明確に見えてきますね。
「Aチームは稼いでいるけれども、長時間労働になっている」や「Bチームは稼ぎながらも、時間外労働が少なく、皆休みが取れている」といった具体的な状況が把握できるのは非常に有益です。

そのためには、すべてのデータを一望できるように可視化することが重要です。
TimePro-VGとBIツールの連携を見据えて社内で取り組んでいるとのことですが、いずれTimePro-VG単体でもデータ分析ができるようになると、さらに便利で面白いですね。