「1システムでグループ10社の統合管理をノンカスタマイズで実現」勤怠チェックの作業時間1/3に！

小平さま：森永乳業を含むグループ会社10社で利用していたTimeAsset(アマノの旧勤怠管理システム)のサポートが終了するので、これを機に課題を洗い出し、新たなシステム導入を検討することになりました。

当時は各社で勤怠規則が異なり、積算日数や給与連携などが個別プログラムで構築されていたため、法令・規則変更のたびに改修費用が発生していました。手動修正の必要な場面も多く、就業申告とPCログが連動しないため表計算ソフトでの確認が毎月発生するなど、運用効率と労務管理面で多くの問題を抱えていたのです。

樋山さま：現場の運用負担軽減と管理業務の効率化を最優先とし、複雑なカスタマイズに依存しない、標準機能のシンプルな勤怠運用への改善を重視しました。いわゆるノンカスタマイズでの運用ですね。

小平さま：具体的な要件としては「スマートデバイス打刻、時間年休、在宅勤務の把握、PCログ管理などの機能、申告とPCログの乖離チェックの自動化や外出先での打刻・申請対応」などでしょうか。あわせて、管理者による修正時の説明責任や監査性、申請運用の分かりやすさなど、運用面での透明性と信頼性も意識しました。

小平さま：当社には365日24時間稼働している製造拠点もあり、職場ごとに異なる勤務パターンに対応する必要があるため、柔軟なシフト管理が求められます。また、現場ごとに細かなルールや運用が必要となりがちで、勤怠システムとのすり合わせも必要です。複数拠点での一括管理や、現場担当者が使いやすいインターフェースの提供も重要でした。

吉成さま：パッケージ標準機能が充実していて、パラメータ化されているので、標準機能で柔軟な対応が可能だと感じました。 アマノ製品同士での乗り換えなので、データ移行もスムーズに行えて、現行タイムレコーダーの継続利用もできます。

樋山さま：担当者さんとも10年以上のお付き合いで、旧システムの仕様を理解していて、当社側の工数を抑え効率的に導入を進められるという期待もありました。さらにお付き合いの長さにとどまらない、誠実な姿勢と高い専門性が、アマノのシステム利用を継続する大きな理由になったと思っています。

樋山さま：検証すべき内容が膨大だったので、非常に時間がかかりまして……今思えば、こちらであらかじめ検証シナリオをより充実させておくべきだったと感じています。

各事業所やグループ会社の労務担当者との調整も大変でした。グループには製造業ばかりでなく、物流や販売の会社もありますから、各社の要望がバラバラなんですね。

まずは各関係会社や事業所に対してアンケートを実施し、現場ごとの課題や要望を明確化する取り組みを行いました。アンケート結果をもとに、システム導入にあたって優先すべき機能や運用面の改善点を整理し、できる限り現場の声を反映できるよう、アマノの担当者さんも交えて調整を重ねました。

吉成さま：印象に残っているのが、TimeAssetでカスタマイズしていた17種類の機能を並べて、１つずつ「これはTimePro-VGだと標準機能でカバーできます」、「これは標準機能ではカバーできませんが、こういう代替案や運用回避策があります。やむを得ずカスタマイズする場合はこの程度の開発ボリュームになりそうです」と説明してくださったことですね。安心できましたし、その後の相談もしやすかったです。

小平さま：代替案や運用回避策も、その後にわたり複数パターンご提案いただいたので、最終的にはノンカスタマイズで運用開始できました。本番判定後の急な仕様変更にも、仕様の矛盾を考慮しつつ、当初の費用範囲内で対応いただけたのはありがたかったです。

樋山さま：ノンカスタマイズはかなり優先度の高い条件でしたし、そのために当社で運用を変更した部分ももちろんあります。調整にも1年以上かかりました。しかし、最初から「システムに合わせてください」と強いるのではなく、こうしたプロセスを踏んで、「ここが使いやすく、便利になるから、運用変更に協力してほしいです」といったコミュニケーションを重ねたからこそ、関係者の理解と協力を得ながら、より実態に即したシステム運用へ近づけられたと思っています。

＜従前＞
部署別/個人別の労働負荷状況を分析するため、オリジナルの分析データをエクセルに出力できるように、カスタマイズで制作。

＜TimePro-VG導入後＞
「労務管理レポート」という標準機能を活用して任意のオリジナル分析データをエクセルに出力が可能。お客様でも簡単に設定ができるため、様々な任意の分析データ作成を実現。

＜その他にも・・・＞
・他社人事給与システムとのマスター連携
・生産管理システムへデータインポートするための原価データの出力
・在宅勤務者向けのオリジナルのデータ入力画面　など・・・・
カスタマイズで実現していた内容を全て標準機能で実現

吉成さま：全社員が勤怠管理に利用していますが、業務の特性に応じて使い方が異なります。オフィス勤務の社員は、パソコンの画面を通じて打刻や休暇申請、在宅勤務の入力など、日常的な勤怠管理を行っています。一方、製造現場の社員は、PCを常時使用する環境ではないため、主に現場に設置された専用端末から打刻や申請を行う運用が中心です。グループ会社の社員も同様に勤怠管理を行っていますが、拠点ごとに異なる運用ルールやシフト管理に対応できるよう、システムの柔軟な設定を活用しています。

樋山さま：労務担当者は全社・グループ会社の勤怠データを一括管理し、必要に応じて労働管理レポートの出力や給与インターフェース項目の変更など、運用面での効率化を図っています。 また、現場からの要望や法令改正にも迅速に対応できるよう、システムの拡張性や設定変更機能を生かして運用しています。

今後は、給与インターフェース作成への工程をRPAとつなげることも検討しているところです。

樋山さま：会社ごとに利用できる休暇や有休・無給の設定変更、給与インターフェース項目の変更など、各種の設定を自社で柔軟に対応できるようになった点は大きいですね。法令や運用ルールの変更にも迅速に対応できるようになりました。

吉成さま：管理業務の効率化とヒューマンエラーの防止もありますね。従来は月初のデータ締めの際、手作業での確認やエラー対応を要することが多く、管理者・担当者に大きな負担がかかっていましたが、新システムではエラー・アラートのチェックリストが充実し、就業締めのタイミングで一括してチェックが行えるようになりました。旧システムでは約12時間を要していた勤怠チェックが、新システム導入後は約4時間で完了するようになったのです。その結果、入力ミスや不備への早期対応ができるようになり、エラーの見落としや後追い修正が大幅に減少しました。

樋山さま：外部データ出力機能では、労働管理レポートなどを無償で機能追加できるので、適宜追加して活用しています。例えば、時短勤務者の推移を分析するなかで「在宅勤務や時間単位年休、フレックスタイム制度など働きやすさの向上もあり、時短勤務からフルタイムへ移行するケースが増えているのではないか」という仮説を立てて、現在それを検証しているところです。当社では、時代の変化に合わせて働き方や休暇に関する制度を継続的に見直していますが、そのたびにシステム改修の相談に乗っていただけるので非常に助かっています。

不備データを見逃さない仕組み。

吉成さま：TimeAssetより明らかにレスポンスが速いですね。以前は、画面遷移や個人指定など一定の待機時間が発生していましたが、現在はほとんど負担を感じません。

樋山さま：確かに日々実感しています。圧倒的に速いですね。サーバーも変わってはいますが、やはりTimePro-VGの性能が優れているのだと感じます。

小平さま：さらに多様化・柔軟化が進むと考えています。 特に、テレワークやフレックスタイム制度の普及により、社員一人ひとりのライフスタイルや働き方に合わせた勤務形態の選択肢が広がるでしょう。一方で、製造業である以上、現場でのシフト勤務は引き続き重要な要素です。そうなると、さまざまな勤務形態に柔軟に対応できる仕組みや、現場とオフィス双方のニーズを踏まえた労務管理が求められると考えています。

また、法令改正や長時間労働規制などの社会的な要請に対応するため、勤怠管理や労務管理のシステム化・自動化がいっそう重要になるのではないでしょうか。 現場の実態に即したルール作りや、データを活用した労務管理の効率化も求められますし、社員の健康管理や働きがい向上に配慮した運用も必要になると感じています。

今後は、IT技術の進化を生かしながら、現場と管理部門が連携し、より柔軟で持続可能な働き方を実現していくことが重要になると考えています。当社も、新システムの柔軟な設定や拡張性を生かし、各拠点やグループ会社の多様な働き方に対応した勤怠管理をさらに推進していければと。

樋山さま：そのためにも、今後控えている大きな法改正や社会的変化について、アマノの担当者さんからタイムリーな情報提供やご提案をいただけるとうれしいですね。