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「医師の働き方改革」にいち早く着手!TimePro-VGで医師の労働実態を客観的にチェック

  • 宗教法人在日本南プレスビテリアンミッション
    淀川キリスト教病院グループ
    総務部人事課 万代様、久木田様、佐藤様、牧野様
  • 業種:
    医療・介護,病院
  • 拠点数:
    2箇所(2024年2月現在)
  • 対象規模:
    1,492人
    うち医務部(DA除く) 247人
    (2023年7月現在)
  • 運用開始:
    2023年4月~

企業の特徴:
大阪市北部医療圏の高度急性期病院(581床)として医療・介護事業を展開、キリスト教精神に基づく「全人医療・全人介護」を理念としている

所在地:
〒533-0024 大阪市東淀川区柴島1丁目7番50号

  • 導入の目的

    働き方改革関連法の猶予期間終了に伴う医師の時間外労働時間の上限規制に、医師の負担を抑えつつ適正に対応したい

    規制適用によりいっそう複雑になる時間外・休日労働時間の管理を効率化し、人事・労務担当者の負担軽減を図りたい

  • 導入製品

1.医師に負担をかけることなく、労働時間を意識してもらうしくみ作りが課題

Q:導入の背景について教えていただけますか?

万代さま:2024年4月より、働き方改革関連法の猶予期間が終わり、医師にも時間外労働時間の上限規制が適用されます。まずはそれに対応できる体制づくりという課題がありました。加えて、従前の勤怠システムの更新費用が提供内容に見合わないのではという懸念もあり、新たなシステムの導入の検討を始めました。

医師に時間外労働時間の上限規制が適用されることで求められる勤怠管理の内容は、単に労働時間を集計するだけではありません。「労働時間と自己研鑽の区分け」や、「勤務間インターバルの把握」「副業・兼業を含めた労働時間管理」などへの対応も求められます。また、年間の時間外労働時間の上限は、長時間労働が必要な理由に応じてA水準からC-2水準まで、5種類の水準に分けられています。当院においては、B水準、C-1水準の2種類の時間外特例を申請予定であったため、「医師の勤務内容に応じて適切な水準へ区分けし、それぞれに違うルールを適用する」ことが必要でした。

 

それだけに、従前のシステムでは対応しきれず、「どう管理すれば要件を満たせるのか」というところから探し始めました。

また忙しい医療現場で働く医師は、勤怠管理に関して無頓着な方も多く、われわれ人事課との温度差といいますか、意識に大きな差があるのです。これはどこの病院でも当院以上に手を焼いていると聞きますから、業界風土のようなところがあるかもしれません。システムが変わり入力内容が増えた場合、医師にこれまで以上の負担を受け入れてもらうことは難しいだろうと考えていました。

例えば、働き方改革関連法の適用以降は「連続勤務時間の上限抵触者」「月100時間超が想定される長時間労働者」なども未然に把握し、対策を講じなければなりません。しかし、これらを医師側の自律的な協力を前提として実践していくには、現状のままでは限界があるのではないか、そういった「意識」をどう改革するべきか、もしくは意識に働きかける方法がほかにないだろうか、といった課題もありました。

2.当院独自の勤務シフトやルールにも細やかに対応。心強い”勤怠のプロ”による伴走

Q:「TimePro-VG」導入の決め手を教えていただけますか?

万代さま:まずは先ほども申し上げたとおり、今回の働き方改革関連法適用で求められる基準をすべてクリアしているシステムであったことです。そして病院の事情に即して機能をカスタマイズできるシステムの汎用性ですね。

そもそも、従前のシステムは非常に簡便な入力方式を採用していました。ワークフローを使って残業申請をするのではなく、1ヶ月のスケジュールを表計算ソフトのワークシートのような形式で概観して、そこにまとめて入力するイメージです。つまり、出勤のたびに入力せずとも、月末にまとめて入力できるのです。そして承認者も「一括承認ボタン」を押せば、医師が申請した残業をまとめて承認してしまえる。

いいかえると、従前のシステムは「勤怠入力の正確さ」より、「扱いの簡便さ」を優先したシステムだったのです。それを、少しでも複雑なものに変えてしまうと反発も予想されたので、できる限り簡便に入力できる方式のシステムが良いと考えました。その点では、「TimePro-VG」の表計算ソフト同様に使える操作性・視認性はいいですね。データの取り扱い、細かいことですが、例えばコピー&ペーストの使いやすさなどは気に入りましたし、当院の要望に沿った、簡便な勤怠入力画面や承認画面の構築が可能であったことも、魅力に感じました。

また、データ集計・分析力も重視しました。例えば、どの勤怠システムにも備わっている一般的な「アラート機能」については、「当院が出したい条件でアラートを出せるか」が重要です。

いわゆる「宿日直許可」があれば、当院での宿日直を労働時間とみなさない運用が可能になります。現在は必要な領域すべてで取得していますが、当時はまだ「取得できている領域」と「取得できていない領域」が混在していました。その状況において、「TimePro-VG」の「労働時間をそれぞれの条件によってカウントし、アラートを出せる」機能はほかにはないもので、非常に大きかったと感じています。おかげで、事前の勤務計画の段階で労働時間が適正であるかをチェックでき、計画を超えそうなときは適宜アラートを出せる機能を実装できました。

Q:「TimePro-VG」導入にあたり、印象的だったことはありますか?

久木田さま:選定にあたっては、ユーザーのわれわれだけでなく、経営陣からも多くの要望がありました。そんななか、アマノのご担当者さんはとてもスマートに応えていらしたので、経営陣からも信頼を得られたのではないでしょうか。

万代さま:当院の複雑なシフトパターンやローカルルールについても、まさに「一を聞いて十を知る」ように理解していただき、大変安心しました。われわれが自ら言語化できていないところも、アマノのご担当者さんが言語化してまとめ、課題として打ち出してくださる。終始「ほかのベンダーでは、このスピード感で進められなかったのでは」と感じていました。レスポンスもメールも、お忙しいなか、全速力かつ最短でやっていただけましたから。

3.実態に即した勤怠データをもとに、一歩先の問題意識を現場と共有

Q:実際に「TimePro-VG」を運用してみて、いかがですか?

久木田さま:従前よりも「人の手を介さなければならない作業」が減ったと感じています。データを表計算ソフトに読み込んで加工する、必要な項目を絞って抽出するといった手順で行っていた集計が、今は容易にできるようになりました。

すごいと感じたのは、数百種類におよぶ大量の勤務シフトを取り扱える点ですね。当院はほかの医療機関に比べて診療科や職種毎のシフト設定が細かく、その分、勤務シフトも多いのです。同じ出勤/退勤時間であっても、わかりやすいように診療科ごとにシフト区分をつくっており、そもそも勤務形態も多様です。従前のシステムでは200区分が上限でしたから、すぐ上限に達してしまい、必要なシフト区分があっても新たに作成できない状況でした。「TimePro-VG」の導入後は、上限を気にせず勤務シフト区分を作成できるようになったので、勤怠管理もよりスムーズになりました。

万代さま:いつでもリアルタイムで時間外労働時間の申請状況をチェックできるところもよいですね。「残業申請が上長に承認されないと、働いていても合計時間に反映されない」ようなシステムの場合、上長が月末にまとめて承認するような実態だと、月末まで時間外労働の合計時間が把握できません。「ふたを開けてみたら、働きすぎている」ということになりかねない。

「汎用タブレット端末で使えること」もポイントですね。電子カルテ端末だけでしか使えないシステムだと、当院では医療職以外の職種の時間外労働時間の入力作業が困難になります。また、大半の医師にはパソコンではなく、タブレット端末のみを貸与している関係上、パソコンだけでしか使えないのも負担になりますから。そのあたりも、以前のやり方を踏襲できて、ユーザーの負担を減らせたところかもしれません。

現在、月ごとに「働き方改革委員会」で会議を行っているのですが、そのなかで院長をはじめ幹部の医師たちにも一緒に勤怠管理データを見てもらって、現状と問題意識を共有できるようになりました。実は、「TimePro-VG」の導入を機に、労働時間のカウントをより厳密にしたこともあって、データ上の時間外労働時間は若干増えているのです。それは、「実態が見えてきた」ということでもあります。

会議でも「この医師はなんでこんなに遅いのか」といったより踏み込んだ話まで飛び交うようになりました。「TimePro-VG」のおかげで「どこを改革するべきか?」という問題点がいよいよ明らかになりつつあるのを感じます。

4.他病院との情報交換で、活用方法の向上を図りたい

Q:「TimePro-VG」を活用して、どのようなことをやりたいとお考えですか?

万代さま:私たちは「TimePro-VG」導入前、先に導入されていた岡山県倉敷市の病院を訪問し、実際の活用事例を見学させていただきました。また、導入後、近隣からも同じように当院へ見学にいらして、TimePro-VGを導入されたという病院があります。その後、お互いに「今後も活用方法などの情報交換をしていきましょう」という話をしていますので、こうした横のつながりを活かして知見を広げ、さらに「TimePro-VG」を使いこなしていきたいですね。

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